Article 1. Définition 

Article 2. Les données personnelles collectées 

Article 3. Finalités des traitements de données à caractère personnel 

Article 4. Bases juridiques du traitement 

Article 5. Responsable de traitement 

Article 6. Délégué à la protection des données 

Article 7. Durée de conservation des données à caractère personnel 

Article 8. Catégories de destinataires des données à caractère personnel 

Article 9. Sécurités 

Article 10. Droits des candidats concernant le traitement de leurs données à caractère personnel 

Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données) (ci-après le « RGPD »).

➢ La protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel est un droit fondamental.

➢ Le Groupe Akuo est attentif au respect de la réglementation relative à la protection des données personnelles, notamment en ce qui concerne les données personnelles des candidats.

➢ Cette politique mise en place par le Groupe Akuo a pour objet de vous informer en toute transparence des traitements que nous réalisons lors de la collecte de vos données personnelles sur notre espace de recrutement et plus généralement dans le cadre de l’étude de votre candidature pour des postes proposés par le Groupe AKUO

➢ Nous veillons à ce que les informations que vous nous fournissez ou que nous collectons par le biais de divers canaux (notre site, nos correspondances, les conversations ou entretiens avec nos collaborateurs et notamment nos recruteurs ou responsables Ressources Humaines) soient uniquement utilisées aux fins indiquées dans la présente politique.

➢ Cette politique s’adresse aux candidats qui déposent une candidature spontanée ou postulent à une ou plusieurs offres d’emploi proposées par le Groupe AKUO, par n'importe quel moyen. Dans l’hypothèse où nous serions amenés à effectuer une prise de référence, celle-ci serait effectuée dans le cadre réglementaire en vigueur (accord préalable du candidat). Par conséquent, cette politique s’applique également aux référents des candidats dont les données personnelles peuvent être collectées au cours de la vérification. Sauf mention contraire, nous référons aux groupes de personnes visés ci-dessus collectivement par « vous ».

Aux fins de la présente note d’information, on entend par :

➢ « Données à caractère personnel » : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, c’est-à-dire les candidats.

➢ « Traitement » : toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.

➢ « Finalité » : l’objectif pour lequel est réalisé un traitement de données personnelles. Elle est détaillée dans l’article 3.

➢ « Responsable de traitement » : la personne physique ou morale, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement.

➢ « Destinataire » : la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit la communication de données à caractère personnel, qu’il s’agisse ou non d’un tiers, et désigné à l’article 8 ci-après.

➢ « Sous-traitant » toute entité qui traite des données personnelles pour le compte et sur les instructions du responsable de traitement.

➢ « Le délégué à la protection des données (DPO) » : il est chargé de veiller au respect de la réglementation en matière de protection des données personnelles. Les coordonnées du DPO figurent dans l’article 6.

➢ « Le Groupe AKUO » : se réfère à l’ensemble des sociétés du groupe et/ou à toute société dont le groupe aurait le contrôle.

Dans le cadre de nos processus de recrutement, nous sommes amenés à collecter des données personnelles vous concernant.

Ces données ont été collectées directement auprès de vous lorsque vous consultez ou postulez sur notre site, ou nous ont été transmises par des tiers tels que les références auprès de vos anciens employeurs, les cabinets de recrutement ou les réseaux sociaux professionnels (LinkedIn, etc.),

Nous pouvons être amenés à traiter différents types de données personnelles, parmi lesquelles :

➢ des données d’identification (par exemple : nom, prénom et coordonnées de contact) ;

➢ les informations indiquées dans votre Curriculum Vitae (CV) (par exemple formation, diplômes, parcours professionnel, compétences et qualifications etc.) ;

➢ des données déclaratives (par exemple des informations données lors des entretiens de recrutement par vous ou sources tierces si elles sont pertinentes dans le cadre du traitement de votre candidature) ;

➢ des informations issues de vos réponses aux différents outils utilisés dans le cadre du processus de recrutement (par exemple formulaire en ligne dédié à l’envoi de votre candidature et, le cas échéant, formulaire en ligne de prise de rendez-vous, tests de connaissances et d’aptitudes et résultats associés) ;

➢ des données issues de solutions innovantes (entretiens vidéo pour la pré-sélection de candidat) ou des données techniques (par exemple données de connexion que vous utilisez pour accéder à notre site internet) à des fins de sécurité;

➢ des données rendues publiques à votre initiative (par exemple : profils issus des réseaux sociaux à caractère professionnel)

Dans le cas où votre candidature serait retenue pour la conclusion d’un contrat, nous vous demanderons des informations et justificatifs nécessaires à l’accomplissement des formalités obligatoires. La transmission de ces informations conditionne la conclusion du contrat de travail pour les candidats retenus. En outre, la communication de certaines catégories d’information et justificatifs (état civil, numéro d’immatriculation à la sécurité sociale, régularité de séjour le cas échéant, etc.) a un caractère réglementaire pour les candidatures retenues. En conséquence, la non-fourniture de ces données rendra impossible la conclusion du contrat de travail.

Les traitements de données à caractère personnel des candidats ont notamment pour vocation de:

• gérer le processus de recrutement
• accomplir des formalités obligatoires et alimenter le dossier administratif des candidats retenus
• constituer une CVthèque, pour les candidats non retenus, destinée à leur proposer d’autres opportunités d’emploi si l’occasion se présente
• le cas échéant, constituer une liste d’exclusion. Il s’agit d’un fichier de « non-embauche » permettant d’effectuer un tri préalable des candidatures. Les motifs d’inclusion dans cette liste sont basés sur des critères objectifs tels :   

                 - personnes qui auraient déjà candidaté à plusieurs reprises ou eu des comportements inadaptés lors d’un processus de recrutement organisé par le groupe AKUO

                 - les anciens employés qui auraient fait l’objet d’une sanction disciplinaire et/ou qui auraient été concernés par une rupture de la période d’essai à l’initiative de l’employeur, ou d’une rupture anticipée de CDD du fait de l’employeur ou d’un licenciement pour faute ou insuffisance professionnelle.

Le traitement de vos données personnelles dans le cadre du processus de recrutement est basé sur l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande (article 6.1.b du RGPD).

Dans les autres cas, vos données sont traitées dans le cadre de notre intérêt légitime à nous prémunir de la vacance d’emploi ou à nous prémunir du recrutement de candidats dont le profil n’est pas adapté.

Dans le cadre de la gestion du dossier du personnel, vos données peuvent également être traitées en exécution d’obligations légales.

Le Responsable du traitement est Akuo SAS, dont le siège est situé au 140, Avenue des Champs Elysées, 75008 PARIS, conjointement avec le futur employeur au sein du Groupe Akuo, lorsque le recruteur apparaissant sur l’offre d’emploi n’est pas Akuo SAS.

Le Groupe Akuo a désigné un délégué à la protection des données (« Data Protection Officer » ou « DPO ») dont les coordonnées sont les suivantes :

Adresse postale : 140, Avenue des Champs Elysées, 75008 PARIS

Mail : dpo@akuoenergy.com.

C’est la personne en charge de la gestion de l’exercice des droits conformément à l’article 10 (ci-après).

Les données des candidats retenus seront intégrées dans leur dossier administratif et seront conservées pendant la durée d’emploi du candidat retenu.

La durée de conservation des données des candidats non-retenus dont les données sont conservées en vue d’alimenter une CVthèque est de 4 ans à compter du dernier contact avec le candidat. Cette durée est basée sur la durée moyenne d’emploi d’un cadre sur un même poste selon les études effectuées sur le sujet et sur les difficultés de recrutement dans le secteur des énergies renouvelables liées aux nouvelles compétences que ce secteur implique.

Les données concernant les candidats figurant sur une liste d’exclusion sont conservées pendant 4 ans, sauf en ce qui concerne les anciens salariés qui auraient fait l’objet d’une sanction disciplinaire et/ou qui auraient été concernés par une rupture de la période d’essai à l’initiative de l’employeur, ou d’une rupture anticipée de CDD du fait de l’employeur ou d’un licenciement pour faute ou insuffisance professionnelle. Dans ces derniers cas, les données sont conservées pendant 10 ans.

Nous veillons à ce que seules les personnes habilitées selon leur mission puissent accéder aux données personnelles.

Vos données à caractère personnel pourront être communiquées aux destinataires suivants :

➢ Services ou entités du groupe (RH, manager), ou à d’autres entités du groupe proposant un poste similaire

Akuo fait appel à des sous-traitants dont les habilitations d’accès sont encadrées. Des transferts de données hors Union Européenne sont susceptibles d’avoir lieu par l’intermédiaire de nous sous-traitants qui présentent des garanties suffisantes pour que le traitement soit conforme aux principes du RGPD et pour que la confidentialité et la sécurité des données personnelles soient assurées.

Vos données peuvent être communiquées à nos collaborateurs hors de l’Union Européenne pour des postes proposés par nos entités situées en dehors de l’Union Européenne. Ces derniers peuvent ainsi être amenés à vous contacter directement, à partir des coordonnées que vous nous avez communiquées, afin de vous proposer des postes correspondant à votre profil au sein de notre groupe.

Dans un tel cas, nous veillons à ce que les transferts ou échanges soient nécessaires et effectués dans la limite de ces finalités, en y apportant toutes les garanties appropriées de protection des données.

En cas d’issue positive au processus de recrutement, afin de finaliser le recrutement, le service des ressources humaines sera amené à transmettre certaines des informations recueillies aux organismes informés de votre embauche (notamment assurance-chômage, assurance-maladie, retraite, mutuelle).

Le Groupe Akuo prend toutes les précautions utiles pour préserver la sécurité des données et, notamment, empêcher qu'elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.

En particulier, des mesures permettant de contrôler les accès au traitement et de sécuriser les communications des données sont mises en œuvre.

Pour assurer la sécurité et la confidentialité des données personnelles des candidat, le Groupe Akuo a mis en place des mesures techniques et organisationnelles, notamment :

➢ Le contrôle d’accès et d’habilitation sur les équipements et outils informatiques permettant les traitements des données personnelles des candidats ;

➢ Des mesures de sécurisation des infrastructures techniques (poste de travail, réseau, serveur) et des données (sauvegarde, plan de continuité d’activité) ;

➢ La limitation des personnes autorisées à traiter les données en fonction des finalités et des moyens prévus pour chaque traitement ;

➢ Les obligations de confidentialité strictes imposées à ses sous-traitants, encadrées par un contrat qui apporte des garanties suffisantes ;

➢ Des mesures de sécurisation des échanges avec d’autres organismes ;

➢ La protection des locaux.

Dans le cadre d’une demande relative à l’exercice de ses droits, le Groupe AKUO s’engage à la traiter dans les meilleurs délais et, en tout état de cause, dans le délai d’un mois à compter de la réception de votre demande.

Au besoin, ce délai pourra être prolongé jusqu’à deux mois compte tenu de la complexité de la demande.

L’exercice de ces droits est soumis à un certain nombre de conditions prévues par la réglementation applicable et doivent être exercés conformément à celles-ci.

Dans les limites et conditions autorisées par ladite Réglementation, vous avez le droit lorsque cela est applicable :

➢ d’accès à vos données personnelles

➢ de rectification, de mise à jour de vos données personnelles

➢ d’effacement

➢ à la limitation du traitement de vos données personnelles.

La limitation du traitement correspond à un gel de vos données. Le cas peut se présenter lorsque vous demandez l’exercice de l’un de vos autres droits en lien avec le traitement de vos données personnelles : la limitation (ou gel) peut être activée le temps nécessaire à l’examen de votre demande. Exemple : si vous contestez l’exactitude des données ou que vous vous opposez à ce que vos données soient traitées.

➢ d’opposition dans certains cas au traitement de vos données personnelles motivé par votre situation particulière.

➢ à la portabilité de vos données personnelles dans certains cas

➢ d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle, l’autorité de contrôle française étant la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.

Conformément au Règlement général 2016/679 (EU) sur la protection des données (ou « RGPD »), vous disposez également de la faculté de définir des directives relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de vos données après votre décès.

Vous pouvez exercer vos droits auprès du Délégué à la Protection des Données dont les coordonnées figurent à l’article 6 de la présente politique.

Matomo :